Jak segregować dokumenty
W sekretariacie pojawiać się będą różnorakie dokumenty. Ich podział i porządkowanie to ważne zadanie dla sekretarki. Warto wiedzieć jak porządkować dokumenty, by się w nich nie zgubić.
W sekretariatach pojawia się wiele różnorakich dokumentów. Ich odpowiednie porządkowanie to klucz. Wiele z nich ogląda się raz przy rozliczeniu a następnie trzeba je przez kilka lat przechowywać. To wymóg obowiązującego prawa., dlatego warto sobie wszystko dobrze uporządkować. Nie można bowiem dokumentów zniszczyć czy wyrzucić.
Umowy o pracę, faktury, faktury kosztowe. To wszystko należy sobie dobrze uporządkować i kontrolować jak wszystkie dokumenty wyglądają. Układać je należy chronologicznie oraz tematycznie. Chodzi o to, by wiedzieć gdzie wszystko się znajduje, tak by nie trzeba było wszystkiego przeglądać przed znalezieniem tego jednego potrzebnego papierka. Segreguj na czas Odpowiednio warto podzieli pisma pod kątem tego w jakim terminie sprawy mają być załatwianie. To pewien sposób na to, by wprowadzić uporządkowanie i wydaje się, żę taka opcja dobrze się sprawdza.
Pisma mają charakter prawny, dlatego obowiązują je w wielu przypadkach różnorakie terminy. To uporządkowanie będzie więc bardzo ważne i należy się o nie zatroszczyć. Segregowanie kolorem Jeśli konkretne dokumenty można pod jakimś kątem ze sobą łączyć to wydaje się, że stosowanie kodu kolorystycznego będzie takim dobrym rozwiązaniem, które sprawdzi się rzeczywiście świetnie. Okazuje się, że nawet o jedną trzecią będzie można skrócić czas potrzebny na odnalezienie dokumentu przy zastosowaniu kodu kolorystycznego.
1. Każdy temat oznacz innym kolorem Można podziały wprowadzić przez zastosowanie koloru do tego jakie dokumenty są porządkowane. Każdemu rodzajowi dokumentów będzie można przydzielić kolor i nie będzie problemu, że coś się pominie. Warto także myśleć blokami. Mamy systemy teczek, które umożliwią nam włożenie do konkretnych półek czy szuflad interesujących nas dokumentów.
Segreguj według tematu Każde pismo ma swój charakter i oczywiście to musi być brane pod uwagę również w zakresie ich segregacji, by poszczególne rodzaje dokumentów ze sobą należycie połączyć.
